Оголошено закупівлю щодо надання комплексу послуг з підвищення організаційної спроможності ГО «Українські Гуманітарні Ініціативи».

Оголошено закупівлю щодо надання комплексу послуг з підвищення організаційної спроможності ГО «Українські Гуманітарні Ініціативи».

№ Тендеру: 1-UPORGCAPACITY25-UHI Дата оголошення: 30.01.2025 Строк подачі пропозицій: з 30.01.2025 до 10.01.2025 22:00 за Київським часом.

Предмет закупівлі: ГО «Українські Гуманітарні Ініціативи» шукає консалтингову компанію, яка забезпечить широкий спектр послуг з впровадження, інтеграції, розробки внутрішніх механізмів, бізнес процесів та підвищення рівня кваліфікації персоналу організації.

Основні напрями комплексу послуг з підвищення організаційної спроможності ГО «Українські Гуманітарні Ініціативи»: Лот №1

БЛОК 1. Вдосконалення існуючих організаційних політик та навчання персоналу щодо їх ефективного впровадження (Політика закупівель, Фінансова політика, Політика запобігання конфлікту інтересів):

o Проведення внутрішніх консультацій з персоналом щодо потреби у змінах. o Оновлення політик відповідно до організаційного досвіду їх впровадження у 2024 році. o Проведення внутрішніх брифінгів (тренінгів) для співробітників щодо ефективного впровадження організаційних політик (мінімум 3 сесії, онлайн).

Тендерне завдання: Удосконалення організаційних політик та навчання персоналу ГО "Українські Гуманітарні Ініціативи" (УГІ) Мета: Вдосконалити існуючі організаційні політики УГІ (Політика закупівель, Фінансова політика, Політика запобігання конфлікту інтересів), забезпечити їх адаптацію до українського законодавства, міжнародних стандартів і внутрішнього досвіду. Провести тренінги для персоналу для ефективного впровадження оновлених політик.

Завдання підрядника:

1. Аналіз та вдосконалення політик: ○ Провести експертизу існуючих політик УГІ, кожна з яких складається з 10-20 сторінок. ○ Запропонувати оновлення документів на основі найкращих міжнародних практик, вимог українського законодавства та організаційного досвіду 2024 року. ○ Узгодити проміжні результати з командою УГІ.
2. Консультації з персоналом: ○ Провести опитування, інтерв’ю та фокус-групи з працівниками УГІ для визначення потреб і виявлення проблемних аспектів політик. ○ Залучати до консультацій відповідальних за відповідні напрями (фінансисти, бухгалтери, програмні та проектні менеджери тощо).
3. Проведення тренінгів: ○ Підготувати матеріали для тренінгів (посібники, презентації, кейси). ○ Організувати та провести не менше 3 онлайн-сесій (по 8 годин кожна) для персоналу УГІ, використовуючи практичні кейси. ○ Розглянути можливість офлайн-сесій в офісі УГІ за необхідності.
4. Додаткові вимоги: ○ Надати фінальний звіт, що міститиме аналіз внесених змін, рекомендації для подальшого вдосконалення політик та оцінку проведених тренінгів.

Термін виконання: Всі роботи повинні бути завершені до 30 березня 2025 року.

Вимоги до підрядника: ● Попередній досвід співпраці з громадськими організаціями (буде перевагою). ● Знання українського законодавства, міжнародних стандартів і практик у сфері політик управління. ● Досвід організації та проведення тренінгів для персоналу. ● Готовність до ітераційної роботи та регулярного узгодження проміжних результатів з командою УГІ.

БЛОК 2. Політика захисту персональних даних:

o Аналіз існуючих практик та відповідності законодавству. o Внесення змін до політики із залученням експертів. o Внутрішній тренінг для персоналу щодо стандартів захисту даних (90 хвилин, онлайн).

Тендерне завдання: Вдосконалення політики захисту персональних даних та навчання персоналу ГО "Українські Гуманітарні Ініціативи" (УГІ) Мета: Адаптувати існуючу політику захисту персональних даних УГІ відповідно до українського законодавства, міжнародних стандартів і найкращих практик. Забезпечити впровадження політики та навчання персоналу для ефективного її використання.

Завдання підрядника:

1. Аналіз існуючої політики та практик: ○ Провести аналіз поточної політики захисту персональних даних і практик роботи з персональними даними в УГІ. ○ Визначити невідповідності українському законодавству, міжнародним стандартам і найкращим практикам.
2. Розробка та вдосконалення політики: ○ Адаптувати існуючу політику та доопрацювати її з урахуванням рекомендацій. ○ Включити практичні механізми, які легко впровадити в роботу організації. ○ Забезпечити відповідність політики українському законодавству, а також міжнародним стандартам (наприклад, GDPR чи ISO/IEC 27001).
3. Розробка супровідних матеріалів: ○ Підготувати інструкції, шаблони та практичні гайди для персоналу, які сприятимуть впровадженню політики. ○ Розробити контрольний список (чек-лист) для оцінки дотримання політики.
4. Проведення навчання для персоналу: ○ Провести один внутрішній онлайн-тренінг (90 хвилин) для всього колективу УГІ. ○ Під час тренінгу зосередитися на стандартних процедурах захисту даних, ключових правилах політики та практичних кейсах.
5. Сприяння впровадженню політики: ○ Надати консультації щодо інтеграції політики в щоденну роботу УГІ. ○ Розробити план дій для впровадження, який охоплюватиме моніторинг та контроль дотримання політики.

Термін виконання: Всі роботи повинні бути завершені до 30 березня 2025 року.

БЛОК 3. Впровадження механізмів підзвітності (Accountability to Affected Populations (AAP)):

o Розробка та вдосконалення механізмів збору та обробки зворотного зв’язку. o Покращення розроблених механізмів збору та обробки зворотного зв’язку за результатами першого місяця впровадження. o Проведення семінару для персоналу щодо впровадження ефективних систем збору та обробки зворотного зв’язку (90 хвилин, онлайн).

Тендерне завдання: Впровадження механізмів підзвітності (Accountability to Affected Populations, AAP) ГО "Українські Гуманітарні Ініціативи" (УГІ) Мета: Розробити та вдосконалити механізми збору і обробки зворотного зв’язку для забезпечення прозорості, підзвітності та підвищення якості роботи УГІ.

Завдання підрядника:

1. Аналіз існуючих механізмів: ○ Провести аудит існуючих механізмів збору зворотного зв’язку (форми на сайті, анкети на тренінгах, QR-коди, адреса для зворотного зв’язку). ○ Оцінити ефективність, зручність для користувачів і рівень залучення всіх дотичних груп.
2. Розробка та вдосконалення механізмів: ○ Запропонувати рекомендації для вдосконалення існуючих механізмів з урахуванням кращих практик у сфері AAP. ○ Створити план впровадження нових або вдосконалених механізмів, який включатиме: ○ Інструменти для збору індивідуальних запитів. ○ Методи систематизації та аналізу отриманих даних. ○ Інструкції для персоналу щодо роботи з механізмами.
3. Покращення механізмів за результатами впровадження: ○ Провести оцінку ефективності нових/вдосконалених механізмів через один місяць після початку впровадження. ○ Надати звіт з результатами оцінки та рекомендаціями для подальшого покращення.
4. Навчання персоналу: ○ Провести 90-хвилинний онлайн-семінар для всього персоналу УГІ, що включатиме: ○ Практичні кейси щодо збору та обробки зворотного зв’язку. ○ Вивчення стандартів та інструментів ефективної комунікації з дотичними сторонами. ○ Розгляд типових помилок та рекомендації щодо їх уникнення.
5. Розробка супровідних матеріалів: ○ Створити шаблони для збору зворотного зв’язку (анкети, опитувальники тощо). ○ Розробити інструкції для персоналу з роботи з механізмами збору, обробки та аналізу даних. ○ Підготувати чек-лист для оцінки ефективності механізмів збору зворотного зв’язку.

Термін виконання: Всі роботи повинні бути завершені до 30 березня 2025 року.

Вимоги до підрядника:

● Досвід у впровадженні механізмів підзвітності або збору зворотного зв’язку для ГО чи подібних організацій. ● Знання інструментів збору та обробки зворотного зв’язку (включаючи цифрові рішення). ● Готовність працювати у змішаному форматі (онлайн та офлайн). ● Навички розробки навчальних матеріалів та проведення тренінгів.

БЛОК 4. Підвищення компетенцій у запобіганні сексуальній експлуатації та насильству (PSEA) ГО "Українські Гуманітарні Ініціативи" (УГІ)

• Організація внутрішнього семінару з використанням матеріалів ЮНІСЕФ (https://spilnoteka.org/).
• Проведення внутрішнього обговорення щодо вдосконалення механізмів звітності та реагування.

Тендерне завдання: Підвищення компетенцій у запобіганні сексуальній експлуатації та насильству (PSEA) ГО "Українські Гуманітарні Ініціативи" (УГІ) Мета: Забезпечити підвищення компетенцій персоналу УГІ у запобіганні сексуальній експлуатації та насильству, вдосконалити існуючі механізми звітності та реагування відповідно до міжнародних стандартів.

Завдання підрядника:

1. Організація внутрішнього семінару: ○ Розробити програму семінару з використанням матеріалів ЮНІСЕФ (https://spilnoteka.org/) та адаптацією до специфіки УГІ. ○ Провести внутрішній онлайн-семінар тривалістю 3-4 години для всього персоналу. ○ Включити в програму семінару: ○ Ознайомлення з основними принципами PSEA. ○ Вивчення типових кейсів та їх практичне обговорення. ○ Рекомендації щодо впровадження принципів PSEA у щоденну діяльність організації.
2. Проведення внутрішнього обговорення: ○ Організувати модерацію обговорення з персоналом щодо вдосконалення механізмів звітності та реагування. ○ Запропонувати метод групової роботи для виявлення прогалин в існуючих механізмах та генерування ідей щодо їх покращення. ○ Підготувати план дій з удосконалення механізмів за результатами обговорення.
3. Розробка додаткових матеріалів: ○ Підготувати практичні кейси для семінару. ○ Надати інструкції для персоналу щодо роботи з механізмами звітності та реагування. ○ Розробити чек-лист для перевірки ефективності механізмів звітності.

Термін виконання: Всі роботи повинні бути завершені до 30 березня 2025 року.

Метод організації обговорення: Рекомендується використати фасилітовану групову дискусію. Формат може включати: ● Роботу в підгрупах для аналізу існуючих механізмів. ● Презентацію кожної підгрупи з подальшим спільним обговоренням. ● Модерацію дискусії із залученням усіх учасників для визначення конкретних кроків вдосконалення.

Вимоги до підрядника: ● Попередній досвід проведення тренінгів або заходів із PSEA (перевага). ● Навички модерації та роботи з великими групами. ● Знання міжнародних стандартів PSEA та готовність адаптувати їх до контексту організації.

Лот №2

БЛОК 1. Тренінги для менеджменту з програмної та фінансової звітності:

● Проведення сесій із написання програмних (наративних) звітів (мінімум 3 сесії, 60 хвилин кожна). ● Навчання персоналу узгодженню звітності з вимогами донорів. ● Перевірка та надання фідбеку щодо якості програмних звітів донорам.

Тендерне завдання: Проведення тренінгів для менеджменту з програмної та фінансової звітності ГО "Українські Гуманітарні Ініціативи" (УГІ) Мета: Підвищити компетенції фінансових менеджерів, бухгалтерії, проектних і програмних менеджерів у складанні програмної (наративної) та фінансової звітності, а також забезпечити їх відповідність вимогам донорів.

Завдання підрядника:

1. Проведення тренінгів із програмної звітності: ○ Провести мінімум 3 онлайн-сесії тривалістю 60 хвилин кожна. ○ Навчити учасників основ написання програмних (наративних) звітів, враховуючи загальні вимоги донорів (ЮНІСЕФ, USAID, ЄС тощо). ○ Розглянути структуру звітів, типові помилки та практичні кейси.
2. Навчання узгодженню фінансової звітності: ○ Організувати окремі тренінги для фінансових менеджерів та бухгалтерії (2 онлайн-сесії по 120 хвилин кожна). ○ Ознайомити з вимогами до фінансової звітності для донорів (формати, стандарти, частота подання). ○ Надати рекомендації щодо уникнення типових помилок у фінансовій звітності.
3. Аналіз поточного звіту та фідбек: ○ Провести аналіз одного звіту, підготовленого в рамках проєкту, який впроваджується УГІ. ○ Надати детальний зворотний зв'язок із рекомендаціями для вдосконалення. ○ Підготувати загальний звіт про якість існуючих підходів до звітності.
4. Розробка навчальних і методичних матеріалів: ○ Створити посібник або інструкцію з написання програмних і фінансових звітів (з урахуванням вимог донорів). ○ Підготувати шаблони для складання звітів (програмних і фінансових). ○ Розробити контрольний список (чек-лист) для перевірки якості звітів перед поданням.

Термін виконання: Всі роботи повинні бути завершені до 30 березня 2025 року.

Очікувані результати:

1. Підвищення рівня знань та навичок персоналу щодо складання програмної та фінансової звітності.
2. Вдосконалені звіти, що відповідають вимогам донорів.
3. Практичні матеріали для подальшого використання: посібник, шаблони та чек-листи.

Вимоги до підрядника: ● Досвід навчання у сфері програмної та фінансової звітності для ГО. ● Знання вимог до звітності міжнародних донорів (ЮНІСЕФ, USAID, ЄС, тощо). ● Навички розробки навчальних матеріалів та проведення тренінгів. ● Готовність до ітераційної роботи та надання рекомендацій на основі аналізу.

БЛОК 2. Навчання з фінансової звітності:

o Проведення практичного тренінгу для фінансової команди. o Створення інструкцій для використання шаблонів фінансової звітності. o Перевірка та надання фідбеку щодо якості фінансових звітів донорам.

Тендерне завдання: Проведення тренінгів з ведення фінансової звітності ГО "Українські Гуманітарні Ініціативи" (УГІ) Мета: Підвищити компетенції фінансової команди УГІ у складанні фінансової звітності відповідно до вимог донорів, забезпечити практичні навички роботи зі звітністю, створити ефективні шаблони та інструкції.

Завдання підрядника:

1. Проведення практичного тренінгу для фінансової команди: ○ Організувати тренінг, що складатиметься з короткої теоретичної частини (60-90 хвилин) та двох практичних занять (по 60 хвилин кожне). ○ Навчити учасників основ складання фінансових звітів, враховуючи загальні вимоги донорів (ЮНІСЕФ, USAID, ЄС тощо). ○ Розглянути типові помилки у фінансовій звітності та шляхи їх уникнення.
2. Аналіз існуючих шаблонів: ○ Провести аналіз наявних шаблонів фінансової звітності. ○ Запропонувати вдосконалення існуючих шаблонів або створити нові, зручні у використанні. ○ Підготувати інструкції для роботи з новими шаблонами.
3. Перевірка фінансового звіту: ○ Провести детальний аналіз останнього фінансового звіту з проєкту, який імплементується УГІ. ○ Надати індивідуальний зворотний зв’язок щодо якості звіту, вказавши конкретні аспекти для покращення. ○ Підготувати рекомендації для майбутньої звітності, враховуючи вимоги донорів.
4. Розробка навчальних матеріалів: ○ Підготувати посібник з основ фінансової звітності, адаптований до специфіки ГО та вимог донорів. ○ Надати чек-лист для перевірки фінансових звітів перед поданням. ○ Створити практичні кейси для відпрацювання під час тренінгу.
5. Формат надання фідбеку: ○ Індивідуально надати зворотний зв’язок по аналізованому звіту. ○ Розробити узагальнений документ з висновками та рекомендаціями для команди.

Термін виконання: Всі роботи повинні бути завершені до 30 березня 2025 року.

Очікувані результати:

1. Фінансова команда отримає практичні навички складання фінансових звітів.
2. Удосконалені шаблони звітів та інструкції до них.
3. Підвищена якість фінансової звітності, що відповідає вимогам донорів.

Вимоги до підрядника: ● Досвід навчання у сфері фінансової звітності для ГО. ● Знання вимог до фінансової звітності міжнародних донорів (ЮНІСЕФ, USAID, ЄС). ● Навички розробки навчальних матеріалів та проведення тренінгів. ● Готовність до ітераційної роботи, включаючи аналіз звітів і шаблонів.

Термін надання послуг:

• Строк надання послуг – до 30 березня 2025 року.

Детальніша інформація у Додатку 1 до ТД.